Jak nie być sierotką IT we własnej firmie w roku 2021? Mała wielka optymalizacja #1

Czy korzystasz z dobrodziejstw technologii informatycznych? Czy lubisz czuć, że masz kontrolę? I czuć, że dobrze zainwestowałeś pieniądze?

Też tak myślę. Niestety rzeczywistość nie rozpieszcza. Wsparcie IT nie zawsze rozwiązuje Twoje problemy. Daje Ci enigmatyczne odpowiedzi, wymagania albo wymówki. Mało jest załatwione na czas. Najgorzej, kiedy czujesz, że coś jest proste i potrzebujesz tego na CITO. A to co słyszysz powoduje, że masz ochotę rozwiązać umowę. Coś miało zająć 2 dni, a ciągnie się 2 tygodnie. I dowiadujesz się, że musisz dopłacić. I jeszcze ciągle jesteś zaangażowany w cały proces. Takie są realia, a terminy gonią.

A co gdybym powiedział Ci, że możesz uniknąć wielu z tych nieprzyjemności? Zachować czas, pieniądze i spokój ducha? 

Jakby to było czuć, że masz większą kontrolę? O ile lepiej czułbyś się w swoim biznesie wiedząc za co płacisz? I czuć satysfakcję z dobrej współpracy?

Jeśli chcesz dowiedzieć się jak możesz usprawnić swoją współpracę z IT, to czytaj dalej.

Podstawowe problemy.

Znajduje się w unikalnej pozycji. Jestem jednocześnie przedsiębiorcą korzystającym z szerokiego wachlarza usług IT, jak i usługodawcą IT. Na co dzień rozwiązuje problemy ludzi związane z szeroko pojętym IT w dziedzinie systemów internetowych. W tym artykule opiszę kilka typowych problemów z jakimi mierzę się na co dzień. Powiem Ci jak możesz zaoszczędzić czas, nerwy i pieniądze współpracując z informatykami.

Podaruję Ci też małą wielką optymalizację, która:

  1. zwiększy twoją kontrolę nad usługami IT za jakie płacisz
  2. usprawni twoją współpracę z usługodawcami IT
  3. poprawi twoje funkcjonowanie w świecie IT

Jakie podstawowe blokady powodują stratę czasu i pieniędzy w mikro, małych i średnich firmach?

Poniższy wpis dedykuje wszystkim tym, którzy pokazali mi, że można nie wiedzieć, jak i tym, którzy nie potrafili zrozumieć <3

To mówiłem JA, Miś

Brak wiedzy jak komunikować się z osobą techniczną

Szybko? Najlepszym rozwiązaniem jest powiedzieć osobie technicznej, że jest się „technologicznym głupkiem”. To rozładuje całe napięcie po stronie wsparcia technicznego. W ogóle w różnych sytuacjach życiowych, gdy przyznajemy się do bezsilności to pomaga. Szczególnie przed osobą, której pośrednio (poprzez pracodawcę) lub bezpośrednio (zleceniobiorca) płacisz. Mówię to zarówno jako usługodawca (IT), jak i usługobiorca (IT).

Internet „huczy” od legendarnych pomyłek lub wpadek klientów. Jeśli się na czymś nie znam, to nie zgrywam wszechwiedzącego. Jeśli idziesz do eksperta, to słuchasz co Ci mówi i oceniasz jego wiedzę. Nie starasz się pokazać, że jesteś obeznany, bo „musi wiedzieć z kim ma do czynienia”. Tak samo jest w branży IT.

Z bardziej technicznych rzeczy.

W przypadku błędu działania [aplikacji/systemu/strony] internetowej :

  • narzędzie wycinania Windows (lub analogiczne), zaznaczenie wizualizacji problemu, zapisanie i przesłanie
  • zrzut ekranu (PrtScr)
  • w wersji ekspert internetu: F12 w przeglądarce i zrzut ekranu z konsoli

I dopiero wtedy piszemy jaki mamy problem. Warto krok po kroku pisać robiliśmy i co się stało.

Czasami pomoc techniczna jest w stanie po pierwszym rzucie oka wykryć co jest nie tak.

Jeśli problem jest „grubszego kalibru” albo zwyczajnie nie chcesz zajmować się czymś co nie jest Twoją specjalnością (szanuje i rozumiem), to wtedy robisz tzw. współdzielony ekran/pulpit (share screen / share desktop).

Poniższe opcje są darmowe (za 0zł)

Opcje do oddania kontroli nad komputerem (Ty patrzysz, a on klika) są takie:

  1. (Zoho) https://www.zoho.com/meeting/free-online-meeting.html
  2. (TeamViewer) https://www.teamviewer.com/en/solutions/remote-access/

Opcje do pokazania specjaliście IT (on patrzy, a Ty klikasz) są takie:

  1. (Messenger) https://www.facebook.com/help/2500027493561052
  2. (Zoom) https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362153-Sharing-your-screen-content-or-second-camera
  3. (Skype) https://support.skype.com/en/faq/FA34895/how-do-i-share-my-screen-in-skype
  4. (Google Meet) https://support.google.com/meet/answer/9308856?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=en

Brak wiedzy jak kontrolować zlecenie

Oczywiście jeśli chodzi o usługi IT to w różny sposób możemy je kontrolować. Ja przedstawiam tutaj obszar moich kompetencji czyli: czas pracy konsultanta, rozliczalność z efektów działań marketingu online i kontrola wykonania zakresu zlecenia. 

Pracowałem z klientami w różny sposób i wiem co jest proste oraz działa w zakresie czasu pracy. Konsultacje przez telefon, skype, zoom itp. pozwalają zmierzyć czas. Kropka. Konsultacje służą inspiracji i doinformowaniu w tematyce specjalizacji albo rozwiązywaniu problemów klienta z obszaru wiedzy specjalistycznej. To nie jest darmowa porada psychologiczna. Jeśli specyfika konsultingu wiąże się z rozładowaniem silnych emocji klienta należy uwzględnić to w wysokości ceny konsultacji. Warto o tym pamiętać.

Jeśli klient chce rozwiązania problemu to ustalamy stawkę odgórnie lub dzielimy pracę na pewne etapy, jeśli zakres czasu jest niepewny. Tutaj konsultant powinien wiedzieć co, za ile i kiedy. Nie ma co bajerować klienta tylko szczerze powiedzieć jak wygląda sytuacja i na jakich zasadach konsultant podejmuje się zlecenia. Warto wytłumaczyć klientowi czego się może spodziewać, czego potrzebujemy do wykonania zlecenia, kiedy je wykonamy i za ile. Potem klient weryfikuje czy dana obietnica została spełniona zgodnie z obustronnymi ustaleniami i czy potrzebuje jeszcze czegoś ekstra. Klient kontroluje na bazie ustaleń tekstowych i obustronnie potwierdzonych jako obowiązujące (email, umowa itp.).

Wg mnie w dzisiejszych czasach jeśli chcemy skutecznie promować się w internecie potrzebujemy zbierać dane o efektywności reklam. Co to znaczy? Google Analytics i Facebook Pixel.  Nawet jeśli konsultant IT nie będzie świadczył usług w zakresie marketingu to warto zlecić mu stworzenie kont i zainstalowanie skryptów śledzących. Jeszcze lepiej wprowadzić kilka prostych konwersji. Jest to inwestycja w przyszłość reklamy online swoich usług/produktów. 

Żeby sprawdzić czy konsultant wykonał prawidłowo swoją robotę polecam zainstalować dwa rozszerzenia.

  1. Facebook Pixel Helper (pozwala wprowadzać zdarzenia i konwersje, pokazuje czy pixel znajduje się na stronie, pokazuje ID piksla)
  2. Tag Assistant by Google (pozwala sprawdzić czy na stronie znajduje się Google Tag Manager albo Google Analytics, pokazuje ID usług)

Sam marketing online jest pod względem kontroli doskonały. Jesteś w stanie rozliczyć marketingowca z efektów jego działań dzięki konwersjom na stronie albo analizie ruchu na stronie itp. Zależy na co się dogadasz – czy pozyskanie leada, sprzedaż, ilość zapytań ofertowych, wykonane telefony itp.

Dodatkowym mechanizmem jest wykorzystanie listy takiej jak ta proponowana przeze mnie w tym artykule. Szczególnie sprawdzenie czy konsultant przekazał nam wszystkie dane dostępu.

Brak dostępów do zasobów

// < …. > tu zostawiam miejsce na ciągnącą się od ponad 6 miesięcy sprawę, w której pomagam klientowi odzyskać po kolei

// dostępy do wszystkich usług internetowych

Trudne Sprawy

Kiedy mówię dostęp mam na myśli dwie rzeczy: LOGIN i HASŁO. Wielokrotnie zdarzyło mi się, że mój usługodawca nie miał dostępu z prawami administratora do usług marketingowych, strony internetowej itp. Zawsze po ustaleniu tych faktów zapisuje je w dedykowanym pliku. Dzięki temu jestem w stanie odnaleźć się w gąszczu usług. Tak samo proponuje przedsiębiorcom. Np. NAZWA USŁUGI – ADRES INTERNETOWY – LOGIN – HASŁO. Jeśli nie są to wrażliwe aplikacje typu usługi bankowe, profil zaufany (te najlepiej wyryć na pamięć) itp. to polecam aplikację LASTPASS. W (nisko)płatnej wersji można udostępnić dane do logowania do takich usług bez konieczności przekazywania haseł. Przyspiesza to pracę konsultanta o lata świetlne i wprowadza porządek w firmie na wyższy poziom. Dodatkowo tak samo ma się sprawa w przypadku pracowników.

Mógłbym też napisać jak wiele problemów w dużych skupiskach pracy (międzynarodowe firmy, wiele oddziałów) powoduje brak dostępów. M.in. dodatkowy koszt, czas i satysfakcja z pracy.

Brak zasobów w jednym miejscu

Po ludzku – bałagan, burdel, nieporządek. Pliki rozrzucone w różnych miejscach, folderach, komputerach, systemach itp. Na to nie ma usprawiedliwienia. Dlatego jeśli ktoś nie dba o takie podstawowe rzeczy jak prosta, czysta struktura plików np. 

Folder – FIRMA, podfoldery PLIKI GRAFICZNE, PLIKI WIDEO, PLIKI TEKSTOWE, PLIKI MUZYCZNE.

Kiedy przekazujemy wykonawcy pliki, to warto mieć je uporządkowane. W innym przypadku to prosi się o powiększenie faktury (czas pracy konsultanta przeznaczony na odnalezienie potrzebnego zasobu).

A! jeszcze trzeba wspomnieć o tym, że warto wiedzieć na które z plików posiadamy licencje do wykorzystania, kiedy przekazujemy je wykonawcy zlecenia. 

Brak kategoryzacji zasobów

Jeśli już zasoby znajdują się w jednym miejscu, to mają nazwy typu 12314141412412.jpg, download(1).pdf itp. Konsultant IT potrzebuje konkretnej rzeczy np. projektu graficznego logo, a przedsiębiorca “No gdzieś mam, wyśle jak tylko będę mógł”. Mijają 2 tygodnie. Przedsiębiorca nie znalazł pliku albo wysyła grafikę w niskiej jakości, rastrową i pyta się czy da się to wykorzystać na stronie albo w animacji. Pamiętajmy, że oczekuje najwyższej jakości za niską cenę i szybko. Ostatecznie sprawa kończy się na różne sposoby:

  1. przedsiębiorca dopłaca za nowy projekt wektorowy
  2. godzi się na niską jakość, bo musi (poczucie winy konsultanta rośnie, ale relatywizuje, bo przecież musi jeść)
  3. następuje blok, który kończy współpracę z jednej albo drugiej strony

Brak odpowiedzialności usługobiorcy

Zaryzykuję stwierdzenie, że ponad 80% ludzi na ziemi jest nieodpowiedzialnych. Co mam przez to na myśli? To znaczy, że w jednej lub więcej dziedzin swojego życia:

  1. nie widzą, 
  2. nie chcą widzieć,
  3. nie wiedzą jak zmienić 

ciągu przyczynowo-skutkowego i zostawiają to losowi, który determinuje efekt i jakość ich życia. 

Po ludzku? Dostrzegają, że mają bałagan w firmie, ale nie chcą wykonać świadomych działań w celu uporządkowania. Mają niezłe wymówki. Nie mam czasu, nikt mi za to nie zapłaci, są ważniejsze rzeczy do zrobienia, nie wiem jak itp. Potem przychodzi taki ktoś do konsultanta IT. Rzuca kasę na stół. W mniej lub bardziej wyrafinowany sposób mówi “Zrób mnie Pan usługę”. Zapomina tylko dodać “Ogarnij mój burdel w tej cenie”. Potem taki konsultant chce podjąć pracę i wysyła zapytanie o dostęp do strony internetowej, usługi hostingowej, domenowej lub jakiejkolwiek innej. Potem słyszy szereg różnych dziwnych słów, które mają wytłumaczyć bezsilność biednego przedsiębiorcy i jego brak wiedzy co, jak. Jak się “poszczęści” to dodatkowo konsultant wysłucha historii życia. Przedsiębiorca przekazuje telefon albo adres email do poprzedniego informatyka, który ma login i hasło. Zaczyna się wyprawa do wnętrza brzucha bestii z napisem na wrotach “Wy którzy tu wchodzicie, porzućcie (prawie całą) nadzieję”.

Z brakiem odpowiedzialności jest jedna sprawa. Nieważne czy to biznes, czy życie prywatne, czy cokolwiek innego. Sprawa zawsze wygląda tak samo. Prędzej czy później życie ponownie puka do drzwi naszej świadomości serwując podobny problem. Mówi “patrz, to jest konsekwencja twoich wcześniejszych działań – co z tym teraz zrobisz?”. No, a my – istoty na końcu łańcucha pokarmowego Ziemi – dzielnie reagujemy złością, smutkiem albo lękiem. No i tak się bawimy sami ze sobą, dopóki czegoś nie zrobimy tzn. nie weźmiemy odpowiedzialności 🙂

Z tych wszystkich rzeczy polecam LastPass… koszt miesięczny niewielki, a jak trzeba to możesz każdemu (pracownikowi, usługodawcy) dać możliwość wejścia w aplikację bez podawania hasła. To jest chyba największe „zło” i „grzech” ludzkości z jakim przychodzi mi się mierzyć. Pomyśl też ile czasu sam marnujesz albo marnują Twoi pracownicy na odzyskiwanie haseł i dostępów. Złotówki, dolary, sasiny lecą…

Dlatego polecam pobrać listę spraw technologicznych w poniższym formularzu. Kontroluj wykonawcę swojego zlecenia. Posiadaj hasła dostępu i loginy. Od tego zależy życie (Twojej firmy)!

    Aby być przygotowanym na łatwą, prostą, przyjemną i cenowo lepszą pracę z konsultantem proponuje skorzystać z MAŁEJ WIELKIEJ LISTY SPRAW TECHNOLOGICZNYCH. Jest to krótka lista punktów “do odhaczenia” w swojej firmie lub w trakcie współpracy z konsultantem. To spowoduje, że wprowadzisz swoje doświadczenia z IT na bardzo dobry poziom. 

    Jeśli czytasz ten dokument i sądzisz, że warto go „podrasować” – napisz do mnie.

    To post z cyklu Mała Wielka Optymalizacja, czyli mała zmiana w działaniu dająca dużą zmianę w uzyskanych efektach 🙂

    Ja, Aleksander, zawsze mam coś cennego do zaoferowania innym ludziom.